Ce que Toyota peut vous apprendre sur l'informatique moderne

Michael DeVito
16 septembre 2015

Dans un récent article paru dans la Harvard Business Review, l'investisseur en capital-risque Maxwell Wessel présente une idée intéressante : l'industrie automobile a beaucoup à apprendre du cloud computing .

Notant que les nouveaux fournisseurs de transport d'aujourd'hui comme Uber et Zipcar modifient notre relation avec les voitures, Wessel pense que certains des facteurs qui ont conduit à la transformation de l'informatique pourraient ouvrir la voie vers l'avenir du transport. Tout comme la location Infrastructure IT via le cloud est presque toujours moins chère que la possession, la location de véhicules pourrait bientôt devenir moins chère que la possession.

Wessel entre plus en détail tout au long de son article, mais en général, il fournit un excellent exemple de réflexion interdisciplinaire. Il ne semble peut-être pas que l’industrie automobile et l’informatique aient grand-chose en commun, mais il est clair que des leçons peuvent être tirées de chacune d’entre elles.

Wessel nous a fait réfléchir : pourrait-il y avoir des leçons que l’industrie automobile pourrait enseigner à ceux d’entre nous qui travaillent en informatique ?

Il s’avère que l’industrie automobile peut nous apprendre une ou deux choses sur l’informatique moderne. Plus précisément, nous pouvons nous tourner vers le kanban, la méthode de fabrication juste à temps de Toyota, pour tirer des leçons sur la maximisation de l'efficacité informatique.

Les bases du Kanban

Dans sa quête visant à éliminer le gaspillage dans l'industrie manufacturière, lancée dans les années 1940, le constructeur automobile japonais Toyota a commencé à étudier les supermarchés avec l'idée d'appliquer des techniques de stockage en rayon aux usines.

Ils ont remarqué que les commis de magasin réapprovisionnaient les articles en fonction de l'inventaire de leur magasin et non de l'approvisionnement de leur fournisseur. Ils ont également remarqué que la plupart des clients achetaient ce dont ils avaient besoin, quand ils en avaient besoin. En bref, ils ont remarqué que les supermarchés alignaient les niveaux de stocks sur la consommation réelle.

À la suite de leurs recherches, les ingénieurs de Toyota ont cherché à repenser leurs méthodes et à mettre au point une nouvelle approche permettant d'adapter les stocks à la demande et d'atteindre des niveaux de qualité et de débit plus élevés. Aujourd'hui, Toyota utilise le système Kanban juste à temps pour maximiser l'efficacité. Ils définissent la fabrication juste à temps comme la production « seulement de ce qui est nécessaire, quand cela est nécessaire et dans la quantité nécessaire ».

Kanban repose fortement sur la communication via le management visuel. Les cartes Kanban, en effet, signalent l'épuisement du produit, des pièces ou des stocks. Une fois reçu, le kanban déclenche le réapprovisionnement de ce produit, de cette pièce ou de ce stock. La consommation entraîne une demande de production accrue, et les produits sont fabriqués ou commandés uniquement lorsqu'ils sont nécessaires.

Plus généralement, les méthodes juste à temps comme le kanban maximisent l’efficacité et réduisent le gaspillage. Inspirées par les supermarchés et mises en œuvre dans la construction automobile, de nombreuses entreprises utilisent aujourd'hui les principes du kanban pour les aider dans ces domaines clés.

Les 4 grands principes du Kanban

Comme Leankit le note dans son explication du kanban, le kanban « repose sur la vérité fondamentale selon laquelle vous ne pouvez pas arriver là où vous voulez aller sans savoir d'abord où vous êtes ». Kanban peut être réduit à quatre principes clés :

1. Visualiser le travail
2. Limiter les travaux en cours
3. Concentrez-vous sur le flux
4. Amélioration continue

Que vous fabriquiez des voitures, gériez un supermarché ou, comme nous l'expliquerons ici, gériez l'informatique, ces quatre principes contribueront grandement à minimiser les déchets et à maximiser l'efficacité. Ci-dessous, nous examinerons de plus près chacun de ces quatre principes et la manière dont ils pourraient s'appliquer à l'informatique moderne.

Principe 1 : Visualiser le travail

L'objectif du Kanban est d'apporter des changements positifs pour optimiser le flux de travail dans le système. Cela commence par visualiser le travail.

Toyota utilise des cartes Kanban pour visualiser le travail. Les cartes contiennent des informations telles que le nom, le code et l'emplacement de stockage du produit. Les cartes Kanban sont utilisées pour récupérer des pièces et pour communiquer quelles pièces ont été utilisées. Celles-ci ont commencé comme des cartes physiques et ont évolué vers des « e-kanban », qui s'appuient davantage sur le numérique.

Étant donné que chaque pièce possède son propre code unique, Toyota peut suivre les pièces et l'inventaire tout au long du flux de travail, en les ajustant et en les commandant en conséquence. Ceci est également extrêmement utile dans d’autres contextes et constitue aujourd’hui la base de nombreux outils de gestion de projet.

L'outil de gestion de projet Trello fournit un formidable exemple de visualisation du travail. Sur celui-ci, vous pouvez créer des tableaux (groupes de projets généraux), des listes (étapes de travail) et des cartes (projets individuels). Pour un projet d'écriture, par exemple, vous pouvez avoir des listes de demandes entrantes, de travaux en cours de rédaction, de travaux soumis, de travaux en cours de modification et de travaux terminés.

En regardant vos listes, vous pourrez voir combien de temps, en moyenne, il faut pour qu'un élément de contenu passe du stade de demande entrante à celui d'achèvement. Vous pourrez également voir s'il y a eu une sauvegarde importante à n'importe quelle étape du processus. Si le travail s'écoulait rapidement dans chaque liste mais restait ensuite bloqué dans les étapes d'édition, par exemple, cela serait le signe que vous avez un problème d'édition dont vous devez vous occuper.

Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, vous ne pouvez pas arriver là où vous allez sans savoir au préalable où vous vous trouvez. La visualisation du travail vous indique exactement où vous en êtes et vous donne une idée directe de la progression du travail.

L’informatique n’est souvent pas aussi linéaire que la construction automobile, mais la visualisation du travail reste possible et utile.

Visualiser le travail informatique revient à identifier deux éléments principaux : les ressources dont vous disposez et la manière dont ces ressources sont utilisées. L'identification des ressources dont vous disposez (de la bande passante à l'espace de stockage, en passant par la puissance du cloud computing ) vous indique ce dont vous disposez pour consommer. Identifier comment ces ressources sont utilisées et quand vous montre le pourcentage de ces ressources dont vous avez réellement besoin. Vos besoins en bande passante sont-ils cohérents ? Quelle quantité d’espace serveur sur site utilisez-vous ? Quelles applications consomment le plus de ressources ?

Les solutions de surveillance à écran unique, qui regroupent toute votre surveillance informatique en un seul endroit, donnent du crédit à l'utilité de la visualisation de votre travail. Lorsque votre suivi est décousu, il peut être difficile de déterminer ce dont vous avez besoin ou pourquoi vous en avez besoin. Lorsque tout est réuni au même endroit, vous pouvez commencer à découvrir ce qui est vraiment nécessaire.

Même si vous ne pouvez évidemment pas placer de cartes physiques sur le trafic transitant par votre réseau, ce type de visualisation fonctionne sur le même principe et aborde le même objectif général.

Principe 2 : Limiter les travaux en cours

Quand il y a moins de voitures sur la route, il y a moins de trafic. Simple, non ?

C'est l'idée générale derrière ce qui pourrait bien être le principe le plus important du kanban : limiter le travail en cours. Travailler sur plusieurs projets à la fois ralentit tout. Dans le secteur manufacturier, le changement de tâche en cours de projet fait perdre du temps et des ressources.

Produire 10 000 moteurs à la fois, par exemple, n’aurait que peu de valeur s’il n’y avait besoin que de 1 000 camions. Lorsque les projets sont terminés juste à temps, tout avance plus rapidement et il y a également beaucoup moins de gaspillage dû aux stocks inutilisés.

Leankit le dit le mieux :

À un certain niveau, nous sommes tous coupables d'accepter plus de travail que nous ne pouvons en gérer, de commencer de nouvelles tâches avant de terminer celles existantes… puis d'oublier d'en terminer certaines ou de compromettre la qualité de notre travail alors que nous sommes submergés par tout cela.

Fixer des limites aux travaux en cours devrait être une priorité pour éviter les pénalités de temps, d'efforts et de ressources gaspillés. Tout comme Toyota a constaté que le fait de donner la priorité à certaines tâches par rapport à d'autres améliorait le flux de travail et réduisait le temps nécessaire à l'exécution des tâches, d'autres entreprises peuvent également améliorer le flux de travail et maximiser l'efficacité en priorisant explicitement les projets importants.

Encore une fois, même s’il ne s’agit pas d’une traduction individuelle vers l’informatique, il y a encore des leçons à tirer ici. La plupart des services informatiques connaissent la difficulté de lutter contre les incendies plutôt que d'agir de manière proactive ; Les professionnels de l'informatique sont constamment sous pression pour tout faire en même temps.

Cela peut sembler répondre à des préoccupations immédiates, mais il est bien plus productif de se concentrer sur les projets les plus importants. Consacrer du temps et des ressources uniquement aux projets les plus importants et conserver tout le reste jusqu'à ce que ces projets soient terminés constitue un changement d'orientation sérieux pour la plupart des entreprises, et encore moins pour leurs services informatiques. Mais cela aidera à réaliser les projets plus rapidement et pourrait même améliorer la qualité du travail.

La chose la plus difficile dans la minimisation des travaux en cours est de déterminer les projets à prioriser en premier lieu. Supprimer certains projets pour se concentrer sur d’autres peut sembler contre-productif, mais en réalité, c’est bien plus efficace que d’essayer de tout aborder d’un coup.

Principe 3 : Se concentrer sur le flux

Les principes trois et quatre, axés sur le flux et l'amélioration continue, s'appuient sur les fondations établies par les principes un et deux.

Lorsque vous avez minimisé les travaux en cours et commencé à visualiser l'ensemble de votre travail, vous pouvez commencer à travailler sur les étapes d'amélioration du kanban.

Le flux est essentiel dans le kanban ; tout l’intérêt de la mise en œuvre d’un système Kanban est de créer un changement positif. Le progrès est le nom du jeu. En examinant la manière dont la valeur circule actuellement dans le système, en analysant les domaines problématiques dans lesquels le flux de valeur est bloqué, et en définissant puis en mettant en œuvre des changements, vous pouvez commencer à progresser. Après avoir apporté un changement, répétez le cycle : voyez si votre changement a eu un impact positif ou négatif.

Kanban n'est pas un processus « définissez-le et oubliez-le » ; c'est tout le contraire, en fait. Le but de l'exécution des deux premières étapes est de commencer à être en mesure de gérer votre flux de travail et d'améliorer votre efficacité.

En informatique, tout cela revient à la surveillance, même si vous n'utilisez pas une seule solution de surveillance. Vous avez identifié les projets qui sont les plus importants pour vous et avez commencé à y travailler. Vous avez mis en place un système pour visualiser les ressources dont vous disposez et comment elles sont utilisées. Vous pouvez désormais commencer à identifier les moyens par lesquels vous pouvez provisionner différentes ressources pour optimiser l'efficacité, et également identifier l'impact des projets sur lesquels vous travaillez peuvent avoir un impact sur le flux.

Principe 4 : Amélioration continue

Tout cela nous amène au dernier principe du kanban : l’amélioration continue. Nous y avons fait allusion dans notre section ci-dessus sur la priorisation des flux.

Une fois votre système Kanban en place, il devient la pierre angulaire d’une culture d’amélioration continue. Mesurer le débit. Voyez comment les ressources sont utilisées. Découvrez combien de temps il faut pour réaliser les projets. Vérifiez si vous utilisez toute la bande passante dont vous disposez. Vérifiez si le déploiement d’une solution cloud a l’impact que vous espériez.

La chose la plus importante à retenir ici est que la stagnation est votre ennemie. Vous voulez voir du flux et des progrès, même si cela signifie apporter des changements qui se sont avérés être une mauvaise décision.

La beauté d'une approche informatique inspirée des techniques Kanban et juste à temps est qu'il ne s'agit pas seulement d'une approche hypothétique : des solutions existent pour aider à transformer ce type de réflexion en action réelle.

Prenons une situation hypothétique dans laquelle Infrastructure IT d'une entreprise est construite autour d'un data center appartenant à l'entreprise. Une fois que l'entreprise a hiérarchisé les projets et visualisé le flux de travail (ressources disponibles par rapport aux ressources utilisées), elle ne peut plus faire grand-chose pour améliorer le flux et, en fin de compte, s'efforcer de maximiser l'efficacité et de minimiser le gaspillage.

Non qu’il en soit, ils resteraient liés aux ressources dans lesquelles ils avaient investi, même si la demande augmentait ou diminuait. De plus, cette entreprise irait également à l'encontre du principe de minimisation des travaux en cours. Comment pourraient-ils exceller dans leurs compétences de base s'ils devaient investir des ressources importantes dans la gestion de leur data center et de Infrastructure IT?

Comparez maintenant cela à une entreprise plus moderne, dont Infrastructure IT a été construite autour d’une combinaison de ressources sur site, colocalisées et cloud. Après avoir effectué le même exercice de priorisation des projets et de visualisation du flux de travail, cette entreprise a pu ajuster ses ressources à la volée pour répondre à la demande actuelle et au type de travail effectué.

S’ils devaient constater, par exemple, une augmentation de la demande, ils pourraient profiter des options de service extensibles via Digital Realty DIA qui offrent une évolutivité automatique. Il en va de même pour les autres ressources. Si l’entreprise constatait un excès extrême de puissance de calcul via le cloud public, elle pourrait rapidement et facilement réduire sa capacité et se développer. La flexibilité devient beaucoup plus facile à atteindre lorsque vous n'êtes pas lié à l'infrastructure physique que vous possédez.

La multitude d'options disponibles via un fournisseur de services de data center comme Digital Realty vous permet d'adapter directement votre Infrastructure IT à vos besoins, projets et flux, comme nous l'avons souligné ci-dessus.

Kanban : maximiser l'efficacité et minimiser les déchets

Vous n'êtes probablement pas un constructeur automobile. La bonne nouvelle est que vous n'avez pas besoin d'en être un pour améliorer votre efficacité en utilisant la méthode Kanban éprouvée.

En visualisant le travail, en limitant les travaux en cours, en priorisant les flux et en travaillant à une amélioration continue, vous pouvez sortir de l'ère de l'informatique rigide et immuable et entrer dans l'ère de la flexibilité et de la productivité maximale. Les ressources dont vous disposez en tant que professionnel de l'informatique sont plus utiles et plus flexibles qu'elles ne l'ont jamais été. Il s’avère que suivre les conseils de Toyota et d’autres constructeurs Lean peut nous apprendre beaucoup sur l’utilisation de ces nouvelles capacités à notre avantage.